TeamWise, integraal verbinden

Gebruik de wijsheid en ervaring van je team om je organisatie 
waarde(n)vol en succesvol te maken!

Hoe manoeuvreer je je organisatie door alle veranderingen heen?

Hoe leer je de mensen en de organisatie zich aan te passen aan de constante veranderingen? In TeamWise komt het organisatiegerichte management en mensgerichte leiderschap samen in een overzichtelijk, gestructureerd en concreet plan van aanpak voor organisatie-ontwikkeling: TeamWise.

Praktijkvoorbeeld

Voor een afdeling binnen een middelgrote gemeente, moeten in het kader van een reorganisatie, nieuwe afdelingsplannen gemaakt worden. Binnen één van de vier teams, Handhaving, heerst veel wantrouwen, een ander team heeft een interim-leidinggevende en het derde team, de Front-Office, kent veel verandering in werkwijze. Het vierde team draait goed maar heeft wat betreft basisprocessen bijna niets met de andere teams te maken.

Hoe bind je de teams aan elkaar tot een solide afdeling met gedegen en uitgewerkte plannen? Dat wil zeggen, plannen gemaakt door de mensen zelf met SMART-afspraken waar zij zelf verantwoordelijkheid voor nemen?

In vier sessies van een dagdeel zijn er op afdelingsniveau plannen uitgewerkt die vertaald zijn op teamniveau. De TeamWise-methodiek is door de teamleiders vervolgens in de teams gebruikt om de medewerkers bij alle veranderingen te betrekken en om veel wantrouwen en weerstand bij één team weg te nemen.

TeamWise is een procesmodel voor structurele veranderingen op organisatie, team, professioneel en persoonlijk niveau.

Het doel van TeamWise is veranderingen binnen de context van de organisatie vanaf de werkvloer tot stand te brengen; gebruikmakend van alle kennis en ervaring van de medewerkers, met de organisatiedoelen als baken. Vandaar de naam TeamWise: gebruik de wijsheid en ervaring van je team om je organisatie waarde(n)vol en succesvol te maken!

Via een aantal gestructureerde stappen wordt er eerst een analyse van de huidige situatie gemaakt, dan een scenarioplanning van de gewenste toekomst en vervolgens een dynamische en interactieve planning op strategisch, tactisch en operationeel niveau.  

En, dit is de kern van TeamWise, wat voor gedrag en competenties zijn er nodig om die doelen te behalen en de plannen tot uitvoer te brengen? Omdat de mensen zelf vorm hebben gegeven aan het veranderingsproces zijn zij eigenaar van de planning en de werkinhoud, ervaren zij de verantwoordelijkheid en de nut en noodzaak daadwerkelijk ander gedrag te vertonen; effectief gedrag, individueel en in het team, om de doelen te behalen.

1

Stap 1 – Waardering van de huidige situatie:

  • Wat gaat goed?
  • Wat zijn de dilemma’s?
  • Wat gaat niet goed en moet veranderd worden?
2

Stap 2 – Wat wil je wel? Wat zijn onze samenhangende doelstellingen?

  • Visie
  • Missie
  • Structuur
  • Cultuur
3

Stap 3 – Wat zijn de succesfactoren uit het verleden?

  • Wanneer lukte het wel? Wat leverde dat op?
  • Wat zijn onze kwaliteiten?
  • Wanneer hadden we veel inspiratie en veerkracht?
4

Stap 4 – Rollende Planning:

  • Richten: planning 6 kwartalen
  • Inrichten: planning 6 maanden
  • Verrichten: planning 6 weken
  • Inlichten: na elke sessie
5

Stap 5 – Welke mix van competenties hebben we nodig om onze doelen te bereiken?

  • Daadkracht
  • Visie
  • Samenwerking
  • Structuur en controle

Mindset

De filosofie achter TeamWise is de kracht en potentie van mensen te richten op duurzame en haalbare doelen. Mensen worden gelukkiger als ze zelf vorm en richting kunnen geven aan hun werk, als zij kunnen bijdragen aan het geheel en als zij de organisatie als waarde(n)vol en betekenisvol ervaren. Hun werk en zij zelf als mens doen ertoe. Ook als hun persoonlijke doelen niet in lijn liggen met de organisatiedoelen is het TeamWise-proces belangrijk, omdat zij dan in ieder geval wel inspraak en inbreng hebben gehad en zij snappen waarom de organisatie iets anders wil.

Waarden

Waarden zijn de energiecentra van mens en organisatie; worden die waarden geleefd, dan stroomt de energie. Komen waarden in de knel, dan blokkeert de energie in de organisatie. Tijdens de eerste stap van het TeamWise-proces worden de waarden uitgebreid in beeld gebracht; dat bewustzijn levert de deelnemers veel inzichten op, over zichzelf, het team en de organisatie en de klanten waarvoor zij werken. Die waarden worden ingezet voor het vormen van beelden van de gewenste toekomst: welke waarden kunnen of moeten geleefd worden?

Klanten

Waar draait het uiteindelijk om? Om het leveren van toegevoegde waarde voor jouw klanten. En wie kan beter vertellen dan de klant zelf wat die toegevoegde waarde is, wat de reden is waarom zij jouw product of dienst afnemen?

Als de organisatie ervoor openstaat betrekken we bij het formuleren van de gewenste toekomst een select gezelschap van klanten. Zij leveren op een gestructureerde manier input aan het TeamWise-proces en worden zo co-makers van de organisatie: partnership ten top. Dat kunnen zowel interne als externe klanten zijn.

Hoe pakken we TeamWise-trajecten aan?

Het begint met een intake met het MT volgens de TeamWise-methodiek: wat is de gewenste toekomst? De werkvorm die we daarvoor hanteren levert direct al veel inspiratie en ideeën op. Dus niet alleen een gesprek en een presentatie, maar direct met elkaar aan de slag. Vervolgens bepalen we de scoop van het traject: wat wel en wat niet? Elke organisatie heeft een eigen specifieke verandercapaciteit en -stijl; daarmee rekening houdend wordt de slagingskans van het TeamWise-traject sterk vergroot.

Hoe organiseren we het TeamWise-verandertraject? Wie doet wat wanneer met welk mandaat? We beantwoorden deze vragen met behulp van de TeamWise-methode; daarmee worden de deelnemers direct beter bekend met de methodiek. De ervaring leert dat bij complexe(re) trajecten aparte stuur- en werkgroepen nodig zijn.

Dan start het traject daadwerkelijk: een of meer teams/afdelingen gaan tijdens een aantal bijeenkomsten plenair met elkaar aan de slag. Alle informatie en input wordt gedocumenteerd en hergebruikt in de volgende sessies. Het verdient de aanbeveling dat de leidinggevenden bij de sessies aanwezig zijn en actief deelnemen.

Elke sessie wordt afgerond met de vraag: Wat is de volgende stap om de gewenste toekomst te bereiken en wat ga jij daarin/daarvoor anders doen? Zo vertalen we organisatie-ontwikkeling naar persoonlijke en professionele ontwikkeling en visa versa.

Als je niet kan delen kan je ook niet vermenigvuldigen

Wat zijn de ervaringen met het TeamWise-traject?

Wij gebruiken TeamWise integraal en in onderdelen al een aantal jaren. Hieronder staan een aantal ervaringen waaraan in trajecten zeker aandacht besteed moet worden.

  • Als er onvoldoende focus is op specifieke doelen worden deelnemers en het management bedolven onder de hoeveelheid informatie en mogelijkheden: dus de kracht van het traject ligt in de beperking
  • In het gerenommeerde Amerikaanse managementtijdschrift de Harvard Business Review wordt de laatste tijd veel gepubliceerd over het gat tussen strategie en implementatie. Dat is ook een van de risico’s van TeamWise; het blijft bij mooie plannen en er vindt geen daadwerkelijke implementatie plaats. Daarom wordt er constant aandacht besteed aan de implementatie van veranderingen: eerst klein, dan steeds groter zoals uit de planning naar voren komt
  • Uiteindelijk gaat het TeamWise-traject over de talenten en kwaliteiten van de medewerkers en hoe die in te zetten om krachtige en waarden-volle organisaties te bouwen. Niet iedere medewerker betrekt zijn eigen persoonlijkheid en werkstijl bij zijn of haar werk: het is dan zaak daaraan respect te geven en iedere medewerker zich in zijn eigen tempo te laten ontwikkelen.
  • Alhoewel TeamWise een duidelijke structuur kent, zien sommige deelnemers door de bomen het bos niet meer. Naast het eerste punt, focus en beperking, wordt geregeld grafisch de lay-out en de voorgang van het traject gepresenteerd en besproken. Deelnemers denken niet alleen graag mee over de inhoud, maar ook over de manier waarop het TeamWise-traject uiteindelijk wordt ingericht.

Wat levert het op?

  • Persoonlijke betrokkenheid van de deelnemers en veel relevante onderlinge communicatie
  • Een bottom-up planning, gemaakt door de medewerkers zelf
  • Rust en overzicht in het hoofd van de leidinggevende op elk niveau
  • Een gedegen aanpak gefundeerd op de kern van mens en organisatie: Waarden
  • Een positieve mindset en aanpak die van problemen oplossingen maakt en die implementeert
  • Alle neuzen dezelfde kant op: de deelnemers kennen elkaars droom en wensen en kunnen die concreet en tastbaar maken
  • Echte informatie van (interne en externe) klanten
  • Veranderen moet je leren, met TeamWise wordt het verandervermogen van de organisatie sterk vergroot, de volgende keer kan je het zelf
  • Een TeamWise-traject is geen extra in de werkagenda, het is de werkagenda. Met TeamWise inspireer, structureer en organiseer je het werk gezamenlijk. Dat scheelt veel in MT’s en werkoverleggen.
  • Veel veranderingstrajecten kennen een leercurve. Dat komt omdat medewerkers moeten wennen aan nieuw gedrag en dat kost tijd. Door hier met elkaar bewust mee om te gaan, vragen en weerstand regelmatig te bespreken en elkaar te coachen, wordt de leertijd verkort en het rendement van de verandering vergroot.

Nieuwsgierig wat jij anders kan doen?

Als je hetzelfde blijft doen als je deed, krijg je hetzelfde als je altijd kreeg